Imagine ir jantar ou pedir a tele-entrega na Cantina Parmigiana, um restaurante onde trabalham 2 Chefs de cozinha.

Vem então aquele Bife À  Parmegiana do jeito que você ama, com molho bem suculento e cheio de queijo.

Aí na semana seguinte você convida seu parceiro ou parceira para provar o prato que vem falando a respeito já há vários dias.

Para sua tristeza, dessa vez o Chef mudou, e os ingredientes, o ponto e o gosto do seu bife à Parmegiana estão totalmente diferentes. O prato está muito abaixo da qualidade que você “prometeu” para seu convidado.

Mas muito provavelmente você nem sabe que o Chef mudou, na sua percepção a Cantina Parmegiana não é um restaurante confiável e sério. E esse exemplo de desorganização vai te deixar muito preocupado e desconfiado ao pensar quais outros erros e falhas na higiene são cometidos dentro da cozinha, durante o preparo dos alimentos.

Crescer negócios em ambientes desafiadores

Cabine de aeronave de linha aérea com visão do painel e pilotos trabalhando com procedimentos

Clientes demais para serem atendidos, muitos colaboradores para direcionar, dificuldade para manter consistência no produto ou serviço que a empresa entrega.

Os gerentes constantemente sobrecarregados e o dono do negócio segurando a bronca. O cenário pode acabar em stress e burnout. Mas não precisa ser assim.

Imagine uma empresa atuando em um ambiente desafiador onde complexos regulamentos internacionais mudam a todo momento, os clientes demandam um alto padrão de excelência e as leis da gravidade podem derrubar o negócio da noite para o dia.

Estou falando de empresas aéreas. 

Mas calma, apesar de todos os desafios, todos sabemos que é um meio de transporte altamente seguro.

Onde os Pilotos profissionais utilizam amplamente Procedimentos Operacionais Padronizados, os (POPs)

Segundo especialistas, os POPs têm grande responsabilidade pelas viagens de avião serem tão seguras.

POPs são instruções passo-a-passo, criadas por uma empresa, que ajudam os funcionários na execução precisa de tarefas rotineiras. O resultado é sempre qualidade, eficiência e redução nas falhas de comunicação, assim como aderência a normas e leis.

O que tem em comum pilotos e empresários é que ambos querem evitar erros, aumentar a segurança da operação e reduzir as suas cargas de trabalho para tomarem decisões assertivas e de qualidade e entregar o seu valor de forma consistente para os clientes e passageiros.

Um sistema automatizado que permite a manutenção da vida humana e a criação das coisas mais belas já vistas

Esse é o seu corpo. Um conjunto de diversos sistemas. Sistema cardíaco, respiratório, digestivo e nervoso, são grupos de órgãos que trabalham de maneira sincronizada e fazem a sua parte para manter os humanos em perfeito funcionamento. 

Uma empresa também é um conjunto de sistemas. Vendas, marketing, RH, financeiro são alguns sistemas operados por colaboradores que precisam executar procedimentos para manter o negócio funcionando. 

Mas diferente dos órgãos humanos, as tarefas, os movimentos e procedimentos executados pelos funcionários não estão escritos em seus DNAs. Precisam ser aprendidos e treinados para que funcionem corretamente.

É aí que os POPs podem ajudar.

Três motivos para usar POPs em empresas de qualquer tamanho

  1. Entrega consistente de valor com o mesmo padrão de qualidade

Lembra do Bife À Parmegiana? Para encantar clientes, uma empresa precisa entregar muitas vezes o mesmo valor e ser reconhecida por ele. Sabe quando algo é tão bom que o próprio boca-a-boca se encarrega do marketing? Mas como chegar a esse nível se o prato muda todo dia? 

Quando se utilizam POPs o prato do restaurante, o atendimento da loja, o serviço da borracharia e até mesmo a consultoria, são entregues sempre no mesmo padrão de qualidade.

A maior empresa de hambúrgueres do mundo não é a que produz o melhor hambúrguer. A história da McDonalds popularizada pelo filme “Fome de Poder” deixa claro que os sistemas e Procedimentos Operacionais Padronizados foram o grande diferencial disruptivo. Até então as cadeias de fast food dependiam da sorte para lanches gostos aos seus clientes. A operação era muito cara e complexa, deixando pouca margem para donos e por consequência ficava muito difícil de escalar o negócio mantendo um bom padrão de qualidade.

funcionários em um estoque de fábrica revisando procedimentos de operação com prancheta
  1. Agilizar o processo de onboarding e treinamento de novos colaboradores

Imagine um funcionário entrando em uma empresa e recebendo manuais passo a passo do que deve fazer e qual é o padrão de qualidade esperado dele. Esses manuais são os próprios POP que aceleram o treinamento inicial e reduzem o tempo que o trainee vai estar no mesmo nível de colaboradores mais seniores. Além de transmitir ao novo funcionário a segurança por ter ingressado em uma empresa que tem uma cultura comprometida com a integridade e qualidade de seus processos. Esse é o tipo de empresa que um bom profissional deseja para crescer na sua carreira.

  1. Permitir que o time de fundadores venda o negócio todo ou parte dele para investidores

Imagine que a Cantina Parmegiana tem, ao invés de dois, apenas um único Chef. Ele é o dono e fundador do estabelecimento.  E apenas ele sabe preparar com excelência o famoso Bife À Parmegiana. 

Agora imagina o que pode acontecer se esse único Cheff (e dono) ficar doente? Ou se estiver sobrecarregado com muitos pedidos dos clientes? 

Investidores em negócios  compram participações em sistemas recorrentes, não em operações caseiras que dependem de uma única pessoa talentosa para a entrega de valor.

Os Procedimentos Operacionais Padronizados centralizam o conhecimento na organização, não nos indivíduos. Grandes talentos são importantes, mas se o empreendedor apostar todas as suas chances na aquisição de colaboradores que irão resolver tudo, o impacto da saída deles será devastador quando acontecer.

Até mesmo grandes times de futebol que contratam grandes estrelas, possuem os seus sistemas de jogo, cultura e procedimentos que possibilitam aos novos contratados ajustarem o seu comportamento para junto com o time entregar grandes resultados consistentes, como é o caso do Barcelona FC.

Um sistema organizado de geração de valor é altamente atrativo aos olhos de investidores, e pode ser descrito dentro de um Manual de POPs.

Esse artigo foi escrito por Gustavo Carriconde que foi piloto profissional de linha aérea por 20 anos e tem mais de 15 mil horas de experiência com voos internacionais. Gustavo também é empreendedor e fundador do maior podcast sobre livros de negócios do Brasil e gestor do ResumoCast For Startups, uma aceleradora de negócios de rápido crescimento.

Preparamos um guia gratuito para você com exemplos de como criar POPs no formato de checklists, fluxogramas e procedimentos amplificados. Baixe agora mesmo o PDF em resumocast.com.br/guiapraticopops

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